La gestion de planing et de projet est importante parce qu’elle vous permet d’exécuter et de planifier les projets de votre entreprise. Les entreprises, grandes comme petites, ont besoin d’une gestion de projet pour être transparente, efficace, rentable, etc. Le chef de projet est chargé de garantir que chaque intervalle du projet est terminé à temps en créant un plan de développement, en admettant les risques et en rassemblant toutes les ressources nécessaires afin de mener à bien votre projet. Découvrez alors quelques conseils pour assurer efficacement la gestion de planning et de projet.

Pourquoi bien choisir le logiciel de gestion d’entreprise ?

Le logiciel suivi de temps, vous permet de rationaliser votre processus de vente, de suivre les avancements de votre projet et d’inciter une collaboration entre vos employés. Retrouvez le CRM ou la gestion d’une relation client qui est un outil de gestion de vos contacts clients. Avec lui, toutes les informations nécessaires sur les prospects, les clients et les fournisseurs sont conservées dans un seul endroit. De plus, vous pouvez conserver un historique des interactions et connaître quand les redémarrer, utiliser des rappels pour les contacter à propos de tels événements, et plus encore. Choisir un logiciel de gestion d’entreprise vous permet également de créer des factures et des devis dans un processus constant et établi, réduisant ainsi les erreurs humaines. D’ailleurs, l’automatisation des processus apporte de réels avantages, car les clients peuvent changer de contact sans se rendre compte des différentes manières de travailler au sein de l’entreprise. C’est cohérent et rassurant.

Grâce aux outils de gestion de projet, vous pouvez faire un suivi de projet et identifier où se trouvent les obstacles et récupérer rapidement si nécessaire. En effet, la visualisation du projet permet à tous les participants de collaborer dans l’espace dédié. Les salariés sentent qu’ils font partie du collectif et que leur travail s’inscrit dans le projet global qui les intègre et les responsabilise.

Définissez les objectifs de votre projet

Les objectifs sont le point de départ et la structure de tout plan d’affaires. Qu’ils soient marketing ou commerciaux, d’innovation ou de relation client, ces repères doivent être conditionnés sur tous les éléments du projet : ressources, intervenants, tâches à réaliser ou outils de mobilisation. Ils permettent de préciser exactement à quoi le projet et les résultats associés doivent aboutir. Par conséquent, il est essentiel que tous les objectifs du projet soient correctement définis avant de passer à l’étape suivante.

Gérer votre projet sans définir clairement d’autres objectifs, c’est comme marcher dans le noir. Il est impossible d’espérer des résultats de toute façon ! La mise en œuvre des objectifs SMART est la méthode de gestion des objectifs qui permet de définir des objectifs quantitatifs, spécifiques et de réaliser le suivi de projet. SMART, c’est un acronyme utilisé afin de parler des attributs qu’un objectif devrait avoir.

L’objectif SMART est un objectif mesurable, spécifique, atteignable, réaliste et limité dans le temps, il a donc une échéance. Cette approche vous aidera à fixer les objectifs les plus appropriés et à développer la stratégie efficace en mesurant les phases et les résultats de vos projets. Votre objectif doit être clair et facile à comprendre pour les employés. Cela vous permet de terminer vos projets plus rapidement et d’augmenter vos chances d’atteindre vos objectifs.

Identifier bien vos tâches

Une fois terminée et bien identifié tous les objectifs, il faut considérer maintenant les tâches à accomplir. Quelles actions vous permettront d’atteindre vos objectifs préalablement identifiés ? Tout d’abord, vous devez diviser votre projet en phases, chacune associée à un résultat spécifique à atteindre. Ensuite, pour chaque phase du projet, vous devez lister toutes les tâches qui le composent. Pour chaque tâche que vous admettez, n’hésitez pas à formuler sa nature, les ressources potentielles, voire les collaborateurs que vous recrutez. Ainsi, utiliser un logiciel de suivi de temps peut vous aider dans votre projet. Bien qu’il ne s’agisse que d’une étape préparatoire, ce travail peut vous aider à vous organiser plus tard. Le but ici est simple et facile : il s’agit d’identifier et d’anticiper tous les aspects d’un projet avant de débuter à l’organiser.

Organiser vos tâches et vos ressources

Lorsque vous avez une liste de tâches complète, vous pouvez passer alors à la gestion de projet elle-même. Ce processus comprend à organiser les activités identifiées d’une manière la plus efficace et la plus logique possible. On parle aussi de planification : pour que votre projet se déroule sans heurts, différentes tâches doivent être réalisées dans un ordre logique. Certaines tâches nécessitent, par exemple, l’achèvement d’autres tâches pour être terminées. Dans ce cas, vous devez vous assurer qu’ils sont liés dans le bon ordre. Ce processus peut sembler simple à première vue, mais ce n’est pas toujours le cas et nécessite une organisation stricte.

Cette étape est aussi importante, car elle détermine la performance de tous les participants. De plus, vous devez envisager d’allouer des ressources (financières, humaines, etc.) aux diverses tâches du projet. Cela sollicite que vous définissiez clairement à l’avance le budget intermédiaire du projet afin qu’il puisse être alloué de manière appropriée. À ce stade, vous serez généralement en mesure d’établir un calendrier clair des différentes tâches à effectuer, quand (dates de début, de la fin) et par qui. Afin de vous aider à organiser vos projets, n’hésitez pas ainsi à vous fournir des outils de gestion de planing.